Descriptions des missions :
- Traitement des informations nécessaires à la bonne marche d’une entité, ses relations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du périmètre ;
- Assistance d’un manager et/ou d’une équipe ; Back-up Assistante de Direction ;
- Assurer le suivi administratif et logistique des activités de son périmètre : ordres de missions, déplacements, notes de frais, gestion des accès et visites sur site ;
- Organisation des agendas (planification des réunions, comités, événements, ...) et tenue des plannings équipes (congés, astreintes) ;
- Collecte, mise en forme et traitement de l’information écrite, recherches d’informations ;
- Traçabilité de courriers/documents externes et internes, diffusion et suivi le cas échéant des circuits de signatures, archivage ;
- Actes de gestion de type Demandes d’Achats (fournitures de bureau), Ordres de Services, réceptions de commandes, suivi des factures.
Qualités relationnelles :
- Capacité à être en interface avec les opérationnels, le management, les fonctions supports, les visiteurs et, le cas échéant, les fournisseurs/clients ;
- Capacité à rendre compte de ses activités à son manager hiérarchique ;
- Communiquer à minima avec des managers de proximité et des référents techniques.
Responsabilités à exercer et latitude d’action :
- Être responsable d’appliquer les procédures de gestion administrative et documentaire ;
- Être responsable d’accueillir, de renseigner et d’orienter tout interlocuteur ;
- Être responsable de la saisie des données et de leur fiabilité ainsi que de la confidentialité des informations traitées.
Qualités et compétences transverses :
- Esprit d'équipe et d'initiative, autonomie, rigueur et discrétion
- Maîtrise de l’outil SAP, Pack Office
Formation et expérience
- Niveau minimum requis sur un poste équivalent : 2 ans et plus